Gestión de vacaciones de equipo

El cliente es una agencia de relaciones públicas dedicada a los temas de sostentabilidad para empresas grandes. El equipo de trabajo está constituído de 10 personas. 

Su necesidad era tener una centralización de los datos de vacaciones, días de ausencia y días de formación de sus empleados con acceso privado a esta información para cada uno de ellos. 

También necesitaba entregar esta información de forma sencilla al sistema de seguridad social belga. 

Esta agencia gestionaba las vacaciones en un excel que se tenía que actualizar de manera manual. Los empleados pedían sus vacaciones por email y la aprobación/rechazo se entregaba por el mismo canal.

Los empleados no tenían ningún acceso a la información de sus días libres pendientes de tomar y tenían que pedir esta información por correo. 

Cada mes, se entregaba al ejecutivo del sistema social la información de ausencias/vacaciones de los empleados para generar las nónimas de sueldo por correo copiando-pegando la información del excel a un email. 

Implementamos una base de Airtable para centralizar la información y compartirla de forma segura :

• Creación de la base con tablas "empleados", "días tomados" y "festivos legales".
• Creación de vistas para cada empleado con "shared view" para acceso directo y en tiempo real a la información
• Creación de vista calendario para centralización de la información
• Creación de un formulario para pedido de vacaciones - seguimiento de la aprobación directamente desde la vista personal de cada empleado
• Correo automático al sistema de salud belga con reporte de la información mensual. 

Estimación del tiempo recuperado gracias al proyecto : 5hrs/mes