Gestión financiera para consultora

El cliente es una consultora freelance que ofrece servicios recurrentes de estrategia de marketing a empresas grandes. Trabaja en colaboración con varios freelances para proyectos específicos. 

Su necesidad de sistemas & automatizaciones nació con una nueva oferta de servicio de coaching que involucraba más movimientos financieros y más carga administrativa.

El cliente gestionaba la mayoría de sus actividades en Airtable pero usaba una herramienta independiente para la creación de sus facturas. Usaba también google drive para el almacenaje de sus documentos y la colaboración con su contador.

Esta gestión operacional presentaba varios problemas: 

• Insatisfacción con la interfaz de la herramienta de facturación
• Información no integrada entre esa herramienta y Airtable lo cual involucraba un ingreso manual de datos (para vincular proyectos y facturas, por ejemplo, en Airtable)
• Carga manual de PDF de facturas a Airtable
• Alto costo de la herramienta + plan Airtable - falta de optimización de costos digitales
• Falta de visión global de su negocio y sus objetivos
• Comunicación complicada y desordenada con su contador

La solución que estaba contemplando era contratar a un/a asistente virtual para apoyarla. Esta inversión era alrededor de 1000€/mes (sin IVA).

Implementamos varias automatizaciones y mejoras en sus bases de Airtable :

• Creación automática de la factura a través de Google Docs en base a la información presente en Airtable (y cancelación del plan de herramienta de facturación)
• Cambio de nombre de los archivos e ingreso automático de PDF de facturas en Airtable
• Vista de seguimiento de pagos & email automático de recordatorio en caso de no-pago
• Vistas compartidas con el contador
• Panel de gestión financiera en Airtable con montos por provisionar para el pago de IVA & impuestos 

Estimación del tiempo recuperado gracias al proyecto : 20hrs/mes