Este proyecto tenía por objetivo simplificar y automatizar el proceso de gestión de prospectos, de gestión de clientes/proyectos y gestión administrativa.
El cliente es una agencia de arquitectos de interior en Bélgica. Es un equipo de 5 personas ofreciendo servicios de remodelación de espacios interiores y coachings presenciales y a distancia.
Usaban distintos sistemas desconectados unos de los otros : Formulario online con respuestas via email, programación de las sesiones de coaching via Acuity Scheduling (Squarespace), creación manual de ofertas, uso de Dubsado como CRM, seguimiento de los pagos en google sheet, etc.
La falta de integración entre los distintos sistemas involucraba muchas acciones manuales para actualizar los sistemas con la información correspondiente pero también un riesgo de error más elevado, una desconfianza de los empleados en la información disponible y una falta de vista global del negocio.
Las principales acciones manuales eran las siguientes:
La primera etapa del proyecto fue construir una estructura de datos robusta en Airtable para centralizar la información del negocio y tener una visión global de las ventas, la operación y las finanzas.
Luego hemos creado distintas automatizaciones para integrar las herramientas y eliminar gran parte de las acciones manuales:
Estimación del tiempo recuperado gracias al proyecto : 15hrs/semana