CRM para agencia de arquitectos

Este proyecto tenía por objetivo simplificar y automatizar el proceso de gestión de prospectos, de gestión de clientes/proyectos y gestión administrativa. 

Airtable
  • 1

    Presentación del caso

    El cliente es una agencia de arquitectos de interior en Bélgica. Es un equipo de 5 personas ofreciendo servicios de remodelación de espacios interiores y coachings presenciales y a distancia.

    Usaban distintos sistemas desconectados unos de los otros : Formulario online con respuestas via email, programación de las sesiones de coaching via Acuity Scheduling (Squarespace), creación manual de ofertas, uso de Dubsado como CRM, seguimiento de los pagos en google sheet, etc.

    Architecte
  • 2

    Problemas encontrados

    La falta de integración entre los distintos sistemas involucraba muchas acciones manuales para actualizar los sistemas con la información correspondiente pero también un riesgo de error más elevado, una desconfianza de los empleados en la información disponible y una falta de vista global del negocio.

    Las principales acciones manuales eran las siguientes:

    • Copiar y pegar la información llegando del formulario de contacto y de la herramienta de cita online al sistema CRM
    • Falta de seguimiento de prospectos (y por lo tanto pérdida de oportunidades comerciales) por falta de visión global
    • Creación manual de ofertas en google docs (duplicar template, cambiar información y enviar por correo)
    • Firma manual de contrato
    • Creación manual de carpetas en google drive 
    • Creación manual de facturas + seguimiento manual en Google sheet
    Form
  • 3

    Soluciones implementadas

    La primera etapa del proyecto fue construir una estructura de datos robusta en Airtable para centralizar la información del negocio y tener una visión global de las ventas, la operación y las finanzas.

    Luego hemos creado distintas automatizaciones para integrar las herramientas y eliminar gran parte de las acciones manuales:

    • Ingreso automático a Airtable de la información de los prospectos llegando del formulario y de acuity scheduling.
    • Creación & seguimiento automático de ofertas
    • Kanban de gestión de oportunidades
    • Firma de contratos online
    • Creación automática de facturas
    • Portal de clientes para compartir información en Softr
    • Creación automática de carpetas en google drive
    • Panel interno de control financiero
    • Panel de gestión operacional en la parte Interface de Airtable

    Estimación del tiempo recuperado gracias al proyecto : 15hrs/semana

    Airtable + make

Herramientas del proyecto

  • Airtable & Softr
  • Make (ex-Integromat)
  • Google Drive & Docs
  • Acuity Scheduling / Squarespace
Make your website with Unicorn Platform Badge icon